このページでは、まだシステムを導入されていない運送業者さんに、どのようにブッキングブックがお役に立つかをご説明します。
さて、そもそもブッキングブックとはどんな特長のある運送システムなのでしょうか?
まず第一に、「配車表からはじまる運送システム」という点があげられます。
これまでの運送システムは、配車段階や運送段階では仕事の情報がデータ化されておらず、日報が提出されてはじめてシステムに打ち込んでいく、という状況でした。
しかし、それでは配車のとき、ドライバーへの指示のとき、そしてまた請求書発行のときと3回、いやお客さんへの車番連絡書を入れたら4回以上も、同じような情報を転記しなくてはなりません。
いやはや、これはまったく無駄なことですし、ミスも多くなるにきまってます。
「それなら、配車の段階からシステムに打ち込んでしまえばいいじゃないか」
その通り。でも配車を簡単にシステムに入力するためには、従来のようなお堅いデザインのシステムでは力不足だったんです。
そこで考えたのが、抜群に配車の打込みが簡単な配車表を作ってしまうこと。
こんな感じで、マウスを使ってひょいひょい、と配車ができるようにしました。
そうなればあとはしめたもの。
運送業の基本的な業務の流れはこんな感じですよね。
荷主さんからの問合せをメモ書きして、車両とドライバーの空きを確認。もし空いていたら配車表に記入し、自社便が空いてなければ傭車を探す・・・荷主さん都合の予定変更やドライバーのインフルエンザなどなど、配車の修正が必要になることもたくさんあります。
すったもんだした挙句にやっと配車が確定するのは積み日の前日、ということも多いでしょう。運賃なんかは仮運賃のまま仕事を先にこなして、後付けで運賃を確定させるなんてことも日常茶飯事です。
基本的に、ふつうのシステムはかっちりと確定したデータを受け入れることを前提にしています。だから、このように変更が多くて、運賃など確定しないまま業務がすすんでいく配車データを苦手としているシステムばかりだったんです。
そこをなんとかしたのが、ブッキングブックの配車表。車両の変更やドライバーの乗り替わりもマウスでちょいちょいっと動かせばオーケーですし、運賃も仮運賃のまま入力しておき、請求のところで仮運賃の場合ははじいてくれる。そんな芸当ができるんです。
そうなると、うっかりミスから起こる配車漏れや請求漏れ、運賃間違いの請求出し直しなど、ストレスのもとになっていた問題が一気に削減できます。
↓こんな感じですね。
この図にも書いてありますが、皆さんが楽になるのは配車表の作成だけではありません。
配車表にはすでにデータが打ち込んであるんですから、ドライバーや傭車先に渡す配車指示書、荷主さんに送る車番連絡書もマウスでポチポチっとやればすぐに印刷できます。
また、配車日誌などの配車記録と日報をいちいち突き合わせて請求に間違いがないか確認する作業も必要なくなるんです。月末月初のストレス軽減にも、お役立ちです!