2016年7月18日

機能一覧

マウスで簡単に操作できる、他にはない配車表


・パソコンが苦手な人でもラクに配車ができる、簡単操作の配車システム

↓再生ボタンを押すと配車表システムが動作している所を録画した動画が再生されます

パソコンのマウスを使ってもよし、Windowsタブレットならペンや指で操作してもよし。
メモ紙を画面に貼りつけて行く感覚で、直感的に配車ができます
車両の切り口で荷物を割り当てることも、ドライバーに対して荷物を割り当てることもできます。
もちろん、車両かドライバーがすでにほかの案件で埋まっている場合は「重複してますよ!!」
と教えてくれますから、ダブり配車の心配もなし!

また、配車をネット上のシステムで行うようになると、配車担当者以外に社長さん、経理担当者の方も配車状況を確認できるようになります。

配車担当者の方が朝、ひっきりなしにかかってくる電話や点呼で大忙しの時でも、荷主さんからのお電話にほかの方が対応できるようになるわけです。

迅速にお客様対応ができるため、荷主さんからの信用アップ間違いなしですね。


・未配案件が一目瞭然だから、配車もれが無くなる

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未配案件がたくさんあることが一目でわかります。

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未配案件が残っていなければ、配車もれがないということです。

荷主さんの信用を失う大きな理由のひとつが、配車もれ。仕事をもらったら、とにかくこのシステムに登録しておけば、未配案件が残っていることも一目瞭然。未配一覧にその日の案件が残らないように配車をしていくだけで、配車もれの心配がなくなります。

これもまた、運送システムに配車情報を取り入れることの大きなメリットのひとつです。


・似たような仕事はひな形に登録して楽々配車!

↓再生ボタンを押すと配車表が動作している所を録画した動画が再生されます

少しなじみになってくると、この荷主さんの仕事はこういうタイプ、あの荷主さんはああいう仕事が多い、なんてことがわかってくるもの。いちいち似たような案件を打ち込むのは面倒だという時には、ひな形登録機能を使ってください。荷主さんごとによく使う案件内容をシステム上に登録しておけますから、あとはマウスでスイスーイと配車するだけです。


・Windows10にも対応済み。OSのバージョンアップに追加費用はかかりません。

OS_vup

OSがバージョンアップしても追加費用はかかりません。

弊社にお問合せいただく際によくある質問が、「この運送システム、Windows10に対応してるの?」というもの。詳しくうかがってみると、今使っているシステムをWindows10(あるいはWindows7や8)に対応させるのに数百万~数十万かかると言われたとのことでした。ご安心ください、ブッキングブックはWindows10でも7でも8でも、問題なく動作します。OSのバージョンが上がったからといって追加費用は請求いたしません


・Windowsタブレットで荷主さんの信頼もガッチリ!

社長さんをはじめ、新しい仕事を獲ってくるために営業活動をしている方にご好評いただいているのが、Windowsタブレットでも使えるという点です。ネット接続があればどこでも使えるという利点を活かして、お客様の目の前で運送システムを開いて、配車状況を確認しながら商談をまとめることで、先進的で、打てば響くような対応のいい会社だという印象を持ってもらえるそうです。また、繁忙期には自分もトラックを運転する社長さんからも、出先でもリアルタイムで配車状況がわかるので、安心して仕事を請けられるとご評価いただいてます。これこそクラウド型システムの強みですね。


・仮運賃でも請求ミスなし!

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仮運賃設定ボタンを装備!

 

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案件リストにも仮運賃として表示されます。

 

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仮運賃のままだと請求書発行前に警告が表示されます。

皆さんよくご存じの通り、最初仮運賃で引き受けて、仕事は終わっているにも関わらず運賃がまだ確定していない、という慣行は運送業界独特のものです。そのため一般的な受注・販売管理システムだと仮運賃と確定運賃という考え方に対応していないのが当たり前。ブッキングブックはそんな業界事情も取り込んで、仮運賃ボタンをご用意。いざ請求しようと思っても運賃が仮のままで請求書を発行しようとすると、システムが警告を出してくれます。これなら、荷主さんと運賃の再確認を忘れずに出来ますね!


・積み場所・降ろし場所は一度入力したら再利用

はじめて場所を入力する時に再利用する、にチェックをすれば

はじめて場所を入力する時に「再利用する」にチェックをすれば

 

次からはリストから選択でOK。ラクラクです!

次からはリストから選択でOK。ラクラクです!

新しい荷主さんから仕事をもらって、積み場所や降ろし場所の住所を入力。これがいちいち別画面で場所を登録するようになっていると面倒ですよね。それならば、はじめて電話がかかってきたお客様からの案件を登録する時に、まとめて登録できるようにしてしまおう、と私たちは考えました。未配案件を登録するときに、案件内容を登録するいつもの画面から荷主も積み場所も降ろし場所も一度に登録することが可能。場所名もマウスクリックひとつで後々再利用することができます。これが地味に見えて意外に楽させてくれる機能なんです!


月末月初もらくらく!請求書発行

荷主を選択して期間とレイアウトを指定すればOK。

荷主を選択して期間とレイアウトを指定すればOK。

 

Excel形式で請求書をダウンロード。いつものプリンタで簡単に印刷できます。

Excel形式で請求書をダウンロード。いつものプリンタで簡単に印刷できます。

 

請求書は案件登録時に会社宛、部署宛、担当者宛、または請求なし、を選択できます。

請求書は案件登録時に会社宛、部署宛、担当者宛、または請求なし、を選択できます。

せっかく配車でデータ入力したんだから、それを再利用して請求書も作れないのか?もちろん、簡単に作れます!請求書に限らず、ブッキングブックは一度入力した配車データを骨の髄まで再利用するのが特長のシステム。請求書も荷主さんごとにまとめて、会社単位・先方の部署単位・担当者単位と自動的に振り分けて発行することが出来ます。これまで月末月初は深夜まで大変だった・・・という社長さんから、「おかげで月末月初も飲みに行けるようになったよ!!(笑)」というお電話をいただいたこともあります。


運賃問合せへの対応に便利な、過去運賃検索

過去の実績からさまざまな条件で運賃を検索できます。

過去の実績からさまざまな条件で運賃を検索できます。

荷主さんから評価されるポイントとして、問合せに迅速に回答できるかどうか、という点があげられます。電話がかかってきたけれど、書類をひっくり返して調べないと以前仕事したときの運賃がわからない、なんて状態だと、数十分後に折り返し電話をかけた時には既に他の運送会社に決まってた、なんてことも。過去運賃検索機能は、日々このシステムを使って行くことで自動的にたまっていく実績の中から、荷主、車両サイズ、積み場所・降ろし場所などの条件で高速検索。運賃問合せに即答して荷主さんの信頼を勝ち取りましょう。


常に最新版のタリフを共有できる、タリフ検索

荷主さんごとに、常に最新のタリフを登録しておくことで運賃間違いを防ぎます。

荷主さんごとに、常に最新のタリフを登録しておくことで運賃間違いを防ぎます。

 

せっかく荷主さんがマメに最新のタリフをFAXやメールで送ってきてくれていても、それを紙で共有、あるいは配布しているようでは、古いタリフの運賃を使ってしまうなど、ミスの温床になってしまいます。特に営業所が分かれている場合はなかなか最新情報を共有するのは難しいもの。それなら、運送システムの中に放り込んで常にその資料をみんなで見るようにすればいいんです。Excelでもコピー機でスキャンした画像でも、とにかく手間をかけずに最新のタリフを共有できる。シンプルですが、ミスを防ぐのにはとても効果的です。


地味に助かる、点呼表出力

その日に配車があるドライバーをピックアップしてExcel形式で点呼簿を出力します。

その日に配車があるドライバーをピックアップしてExcel形式で点呼簿を出力します。

次の日の準備として、翌朝使う点呼表を作る。大切な作業ではありますが、いちいち誰が出勤するのかを調べて手書きで作成するのは面倒なものです。これさえ自動化できれば10分、ドライバの数が多ければ30分は節約できるかもしれません。はい、ご想像どおりです。この点呼表機能は配車表で割り当てられたドライバーを自動的にピックアップしてその日の点呼表をExcel形式で出力してくれるもの。派手ではありませんが、確実に時短のお役に立てる機能です。


もらい仕事(傭車業務)の多い会社にバカウケ、受領票補票印刷

受領票の補票、あるいはミミなど呼び方は色々ですが、この小さな伝票のことです。

受領票の補票、あるいはミミなど呼び方は色々ですが、この小さな伝票のことです。手書きで作成している会社も多いですが、大変ですよね・・・

 

ブッキングブックの受領票補票出力機能を使えばちょいちょい、と・・・

ブッキングブックの受領票補票出力機能を使えばちょいちょい、と・・・

 

大量の補票(ミミ)を簡単に印刷できてしまいます!

大量の補票(ミミ)を簡単に印刷できてしまいます!

会社によって、受領票の補票と呼んだり、ミミと読んだりする、あの小さい紙切れ。他の運送会社さんからのもらい仕事、つまり傭車業務を請けた時には、これを受け取ってこないと請求があげられないので、面倒でも作らなくてはいけません。これを毎日何十枚も何百枚も手書きで作るのなんて・・・大変ですよね。そうです、これが運送システムから出力できるんです!出力対象を検索して、Excel形式でA4縦の用紙にきれいに並べて印刷できます。後は切り離すだけ。想像してみてください、これでどれだけ時間が節約できるか!


日報入力+適正賃金確認でドライバーの労働状況を管理

ドライバー別に毎日日報入力画面を準備。配車データを自動的にコピーして入力を楽にします。

ドライバー別に毎日日報入力画面を準備。配車データを自動的にコピーして入力を楽にします。

 

日報と給与のデータを利用して適正賃金確認シートをExcel形式で出力できます。

日報と給与のデータを利用して適正賃金確認シートをExcel形式で出力できます。

タコグラフの導入で国交省監査に向けた日報記録は一安心、という社長さん、次は労務管理対策が待ってます。昨今騒ぎになっている残業代未払い訴訟への対策をするためにも、ドライバーの労務状況を把握し、適切に給与に反映しているかどうかをチェックし、またその記録を残すことが大切です。ブッキングブックでは配車データをもとにドライバ一人ひとりの日報画面を自動生成、必要最小限の情報入力で日報データを作成します。

この日報データを給与入力機能と組み合わせることで、適正賃金確認シートを出力可能。その月そのドライバーが適切な労働時間で働いていたか、またそれに対して適正な賃金だったか、あるいは勤務終わりと次の勤務の間を法などが定める通り開けていたかなどをチェックできます。このような資料をデジタコや紙の日報からひろって作るのは気の遠くなる作業ですが、日々システムにきちんと入力していけば、ドライバー全員分が自動的に作成されます。


日報データを有効活用、給与計算

ひと月分の仕事内容を一覧しつつ、各種手当をドライバー毎に入力していきます。基本的な手当は別画面でまとめて設定します。

ひと月分の仕事内容を一覧しつつ、各種手当をドライバー毎に入力していきます。基本的な手当は別画面でまとめて設定します。

日報データをもとに、ドライバーひとりひとりの一か月の業務状況を一覧しつつ各種手当を入力します。基本給や基礎手当はあらかじめ設定したものを自動コピーしますから、後は業務の具合を見つつ手当を付け加えていくだけと、とてもシンプルな作りです。

あえて自動計算する仕組みはブッキングブック自体には組み込んでいませんが、それは給与計算の仕方が会社ごと、また時間が経つにつれて大きく変わるから。私どもではお客様の必要に応じてExcelの自動化プログラムも開発・提供しております(別費用ですが、システム本体をいじるより圧倒的にお安くなるはずです)ので、手当金額の自動計算が必要な場合もお気軽にお問合せください。


車両やドライバーが多いと重宝する、マスター一括登録

Excelで扱えるCSV形式のデータで、荷主、ドライバー、車両、傭車先を一括登録。未配案件やひな形も登録可能です。

Excelで扱えるCSV形式のデータで、荷主、ドライバー、車両、傭車先を一括登録。未配案件やひな形も登録可能です。

 

「試しに使ってみたいけど、うちは荷主やドライバー、車両の数が多いから、マスター登録が大変そうだな・・・」という場合も、ご安心ください。Excelで扱えるデータであれば、少々順番を入れ替えなど整えた上で一括登録することができます。もちろん、整形作業は私どもでお手伝いしますし、代理登録も受け付けておりますのでお申し付けください!

なお、このメニューの下には未配案件やひな形案件を一括登録する機能もあり、他社の受注システムや販売管理システムとの連携、あるいは他社運送システムからの乗り換えにも便利です。


Excelでいろいろ集計したいなら、案件一覧ダウンロード

案件一覧をダウンロードしたのち、Excelでさまざまな帳票に加工・集計。自動化プログラムの開発も承ります。

案件一覧をダウンロードしたのち、Excelでさまざまな帳票に加工・集計。自動化プログラムの開発も承ります。

ブッキングブックの特徴に、マイクロソフト社の表計算ソフト、Excelとの相性がいいことがあります。他社のシステムだと、あまりExcelで扱えるようなデータを吐き出してくれないと聞きますが、私どもの考え方はそれとは逆です。お客様が簡単に加工して、独自の帳票を作成できるように、すべて出力するデータはExcelで扱える形式になっています。

その中でもご好評いただいているのが、案件一覧ダウンロード。月単位ですべての案件データをダウンロードできます。これをもとに自社独自の書式で請求書を作成したり、経営資料を作成したりするお客様も多数。自動的にデータを加工するExcel用プログラムの開発・提供も私どもで行っておりますが、お客様おなじみの開発業者様がいらっしゃれば、そちらにて開発いただくこともできます。


色々な切り口で損益を集計、損益一覧

月次で車両とドライバーごとの経費、全体経費を入力します。給与や燃油費は自動でコピーされます。

月次で車両とドライバーごとの経費、全体経費を入力します。給与や燃油費は自動でコピーされます。(画像はデータ未入力の状態です)

 

荷主別・車両別・ドライバー別・傭車先別の損益一覧を出力します。按分が必要な経費は運賃売上に比例配分します。(画像はデータ未入力の状態です)

荷主別・車両別・ドライバー別・傭車先別の損益一覧を出力します。按分が必要な経費は運賃売上に比例配分します。(画像はデータ未入力の状態です)

 

荷主別・車両別・ドライバー別・傭車先別。この4つの切り口で損益計算をしてくれるのが、損益一覧機能です。毎月の経費を、全体経費と車両やドライバーごとの個別経費に分けて入力すると、経費を売上金額の比率別に振り分けて簡易損益を計算してくれます。損益のとらえ方は会社ごと、社長さんの重視するポイントごとに変わって当然ですが、まず基本的な損益管理をはじめるスタートラインとして、重宝いただいてます。


さまざまなパターンの集計表をご用意、売上明細と売上実績表

ライトプランでは、荷主別・車両別・ドライバー別・傭車先別の売上一覧を出力可能です。

ライトプランでは、荷主別・車両別・ドライバー別・傭車先別の売上一覧を出力可能です。

 

エキスパートプランではさらに細かく売上実績表を出力できます。

エキスパートプランではさらに細かく売上実績表を出力できます。

 

もちろん、集計表の基本となる売上集計機能もご用意しています。ライトプランでは荷主別・ドライバー別・車両別・傭車先別の4つの切り口で月次売上明細表。エキスパートプランでは上記4つの切り口で日別・週別・月別に集計できますし、傭車先に支払った傭車費を集計することもできます。ご想像のとおり、これらはすべてExcel形式でダウンロードできますので、修正・加工も思いのままです。